Elke software-ontwikkelaar krijgt er mee te maken: een veranderende omgeving waarbij aanpassingen gedaan moeten worden in het project. Aanpassingen die niet voorzien waren, aanpassingen die geld en tijd kosten en dat willen we niet.

In elk project zijn er onvoorziene acties nodig, omdat niemand een volledig beeld heeft van wat er allemaal op het project afkomt. Software is complex en ‘onder water’ gebeurt veel meer dan wat er opgeschreven staat of wat er bij de projectleden bekend is. Daarom wordt er (als het goed is) ook rekening gehouden met onvoorziene werkzaamheden. De projectleider houdt hier rekening mee en ziet er op toe dat dit het resultaat van het project niet in gevaar brengt.

Te vaak gebeurt het dat er projecten over tijd en budget heen gaan. Dat er meer onvoorzien werk is, kan voorkomen. Maar vaker gebeurt het dat er door voortschreidend inzicht wijzigingen in de oorspronkelijke projectscope gedaan moeten worden. Langer lopende projecten willen nog wel eens tegen issues aanlopen als wijzigingen in software-versies, beschikbare mensen en/of tools en wijzigende infrastructuur. Het gevolg laat zich raden: extra kosten, meer tijd en dus: “wéér een mislukt IT-project”.

Om projecten succesvol te laten verlopen, is het aan te raden om met korte sprints (deelprojecten) te werken. De organisatie stelt de business case vast en hieruit rollen vaak meerdere wijzigingen die door IT doorgevoerd moeten worden. Door deze wijzigingen te verdelen in sprints, wordt voor iedereen duidelijk wat er wanneer opgeleverd moet worden en weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Doordat de projectomvang beperkt is, kan de business case beter uitgewerkt worden en is er een beter beeld wat er allemaal bij komt kijken.

Oh ja, de business case moest eigenlijk gisteren al af zijn en daarom staat van meet af aan het project onder druk. Hoe sneller er opgeleverd kan worden, hoe beter het is. Doe de meest complexe onderdelen of onderdelen die door meerdere partijen gebruikt kunnen worden als eerste en de IT-afdeling krijgt meer grip en meer kans op succes. Door regelmatig op te leveren, krijgen zowel de organisatie die de business case oplevert als de IT-afdeling het gevoel dat het dus wel kan! Natuurlijk zijn er tegenvallers, maar als er in korte sprints gewerkt wordt, krijgt de business niet de kans om de scope van het lopende project te wijzigen. Hiervoor zijn er wijzigingsverzoeken of worden nieuwe sprints gestart. IT-projecten worden zo een stuk beheersbaarder en de samenwerking tussen IT en business verloopt een stuk soepeler.

Lees hier meer over een praktijk case bij de gemeente Rijswijk