Één van de opmerkingen die ik kreeg op mijn blog over korte sprints als succesfactor bij IT-projecten was dat de business goed moet weten wat zij willen. Als dat niet het geval is en de IT-afdeling dit niet goed scherp krijgt, is dat een groot risico voor de uitvoering en goede afronding van een IT-project. Maar hoe kunnen zij dat nu goed invullen? En welke rol kan de IT-afdeling hier zelf in pakken?

Goed opdrachtGEVERschap vanuit de business en goed opdrachtNEMERschap vanuit de IT is allereerst een kwestie van met elkaar bespreken wat de opdrachtomschrijving is en welke rolverdeling er gekozen wordt. We kennen de stappen business case, globaal, functioneel en technisch ontwerp, plan van aanpak en de uitvoering waarbij beide partijen een rol spelen. Die stappen moeten in elk project opnieuw gezet worden. “Maar dat kost weer extra tijd en dat doen we altijd zo…”. Ja, cliché misschien, maar het is knap vervelend om halverwege bij te moeten sturen (in het gunstigste geval) of achteraf te concluderen dat de rolverdeling niet duidelijk was.

 

 

Ieder mens heeft zijn eigen belevingswereld. Zo is in bovenstaande cartoon heel duidelijk te zien wat 10 verschillende mensen voor verwachtingen kunnen hebben. Des te belangrijker is het dat de neuzen dezelfde kant op komen te staan… maar hoe?

De IT-afdeling ondersteunt de business, dat is regel één! Zij vertelt de business dus niet wat zij moeten doen, maar denkt wél mee in hoe het beter kan. Daarnaast is het voor de IT-afdeling de taak om uit te leggen hoe de software gebruikt kan worden, maar wil dit in de praktijk nog wel eens doorslaan naar het uitleggen hoe de business zijn werk moet doen. Niet doen! Dat weten zij zelf veel beter, maar toch zien we een aanzienlijk verschil tussen plaatje 1 en 10.

“Communiceren is zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten” is mij wel eens verteld, en zo is het. Het is héél verstandig om dié personen bij elkaar te zetten die elkaar begrijpen en inhoudelijk met elkaar kunnen sparren. Als opdrachtgever is het zaak om iemand naar voren te schuiven die de IT begrijpt, de nukken kent en er mee om kan gaan dat het een spelletje van 1-en en 0-en is. Aan de andere kant, is het als opdrachtnemer van belang daar afstand van te kunnen doen. De business wil snel veranderen, alles moet mogelijk zijn, maar wees realistisch over het afgeven van een prijs, tijd en planning.

Hoe meer details vooraf bekend zijn, hoe dichter bij het gewenste resultaat gekomen kan worden. Dan zit er misschien geen profiel op de band, maar hangt deze wel netjes aan een touw aan de boom in plaats van die ruwe houten planken waar je op de splinters mag zitten…