Veel gemeenten zijn gegijzeld door de softwareboer, zo stelt het NRC in een artikel afgelopen weekend. Wekelijks bezoek ik meerdere gemeenten die met dit artikel bedoeld worden, maar die bezoek ik met een andere insteek.  Zij willen in 2017 burgers en bedrijven een Digitaal Loket bieden en met snel veranderende wetgeving leidt dit tot een zeer dynamische werkomgeving en complexe IT-projecten. Deze gemeenten volgen een nieuw pad, ze kiezen voor onafhankelijkheid, keuzevrijheid en flexibiliteit.

Het Digitaal Loket wordt ingevuld door frontoffice-applicaties en de medewerkers van de gemeenten werken vanuit mid- en backoffice applicaties. Die applicaties moeten goed op elkaar aansluiten. Van ingevulde formulieren moet een zaak worden aangemaakt, bijlagen worden opgeslagen en informatie over de aanvrager moet bijvoorbeeld wel up-to-date zijn. Hiervoor zijn goede koppelingen nodig en een duidelijke visie en strategie op het gebied van koppelvlakken als het gaat om realisatie, herbruikbaarheid, beheer, onderhoud en uitwisselbaarheid.

 

Kwalitatief goede diensten door een servicebus

Zomaar alles aan elkaar knopen heeft geen zin, omdat dit vaak resulteert in maatwerkkoppelingen en alleen degene die ze bouwt nog weet hoe het koppelvlak eruit ziet en hoe het werkt. Met mijn klanten werk ik toe naar een situatie waarin alle softwareleveranciers met hun applicaties kunnen aansluiten op elkaar, en op een beheersbare manier. Ook Centric en PinkRoccade, die deze week live zijn gegaan met diverse koppelingen. Dit doen we door gebruik te maken van standaarden en waar geen standaard toegepast kan worden, wordt dit gedocumenteerd en overgedragen aan mijn klant die hier later op terug kan vallen. Soms wordt er zelfs een extra ‘stekker’ gemaakt die voorbereidt op het toepassen van standaarden. De standaard wordt alvast op de servicebus geïmplementeerd, maar nog niet in gebruik genomen.

Een servicebus? Dat is een centrale, technische voorziening waarmee de genoemde voordelen te behalen zijn. Het is een middel en geen doel op zich. Je kunt hierin de standaarden implementeren, applicaties aan elkaar koppelen en zorgen dat als een onderdeel van de gemeente wil gaan werken met een andere applicatie dat deze in no-time gekoppeld kan worden aan de andere applicaties. Het maakt de gemeenten onafhankelijk en flexibel. Ze zijn vrij in de keuze van leveranciers en kiezen voor de applicaties die het beste aansluiten op hun primaire behoefte: het bieden van kwalitatief goede dienstverlening aan burgers en bedrijven.

Bij één van mijn klanten werd een nieuw zaaksysteem geïmplementeerd dat met koppelvlakken op basis van standaarden ontsloten kon worden naar andere applicaties. Vanaf dag 1 was duidelijk dat de koppelvlakken toch net even anders werkten, omdat het technisch een interpretatie van de standaarden bleek te zijn die door de andere partij toch anders was ingevuld. We hebben toen de informatiebehoefte van de klant vastgelegd, de beschikbare koppelvlakken hier tegenaan gehouden en bekeken wat er technisch anders moest. Dit hebben we vervolgens zo voor die klant gebouwd en na een paar maanden hadden we het zaaksysteem volledig in de lucht. De klant was natuurlijk niet blij met de constatering dat het niet ‘plug-and-play’ was, maar technisch was dit een mooie uitdaging.

 

Schoenmaker blijf bij je leest

Verschillende leveranciers leveren in hun applicatie servicebus-achtige functionaliteit mee, maar dit moet gezien worden als een integratielaag met die applicaties. Vanuit dit oogpunt komt het voor dat er dubbele functionaliteit in huis is en van dingen dubbel doen, houd ik ook niet. Wat wel in gedachten moet blijven, is dat het gebruik van deze functionaliteit weldegelijk anders is. Met een goede integratielaag krijg je het standaard koppelvlak en de intelligentie naar de (vaak verouderde) applicaties. Deze integratielaag is dus de sleutel tot een succesvolle koppeling. Als je die gaat inzetten als (onderdeel van de) servicebus, krijg je alsnog een maatwerkkoppeling en blijf je afhankelijk van die leverancier. Houdt die rolverdeling scherp, is daarom ook mijn advies.

 

Onderweg naar goede koppelingen

Bij het koppelen van verschillende applicaties komt veel kijken. Om tot een goed stappenplan te komen voor het realiseren van een koppeling, bepaal ik samen met mijn klanten:

• hoe zij werken;
• wat hun informatiebehoefte is;
• welke applicaties gebruikt worden;
• welke koppelvlakken hierop beschikbaar zijn;
• welke techniek hiervoor gebruikt wordt en ga zo nog maar even door…

Dat is complexe materie, maar met een gestructureerde aanpak en een duidelijke visie heel goed voor elkaar te krijgen. Een goede samenwerking met verschillende stake-holders is essentieel voor het verloop van koppeltrajecten. Als iedereen weet wat er van wie verwacht wordt en wanneer zijn we al een heel eind. Hé, waar kwamen we dat ook alweer nog meer tegen…

Afgelopen week zei één van mijn klanten nog dat hij niet wil betalen voor een applicatie waarvan zijn organisatie maar een klein deel gebruikt en voor veel minder geld hij een alternatieve oplossing kan inkopen die precies datgene doet waar zijn organisatie behoefte aan heeft (hij noemde bedragen, maar het gaat om 12,5% !!!). Juist in dit geval is het goed kunnen koppelen van die applicatie belangrijk, omdat het flexibel maakt en onafhankelijk. Ze kunnen kosten besparen en bouwen aan een vrije keuze met wie ze samenwerken. Wie de beste prijs-kwaliteit verhouding kan leveren, is spekkoper.

Frank Arts, CEO van Enable-U waar ik werk reageerde ook op het artikel van het NRC.nl met ‘Arme, arme gemeenten‘.